Jak stworzyć biuro typu 'Klub'

W dzisiejszych czasach organizacje biznesowe będące w stanie ciągłej restrukturyzacji chcą stać się zorganizowanymi jednostkami, sprawnie zarządzającymi informacjami i wiedzą. Obecnie, gdy informatyka i komunikacja rozwinęły się do tego stopnia, że cały świat mógłby połączyć się w jedną sieć, biuro musi zapewnić odpowiednie środowisko pracy, do wykorzystywania technologii i świadczenia usług. W jego obrębie powinna być możliwa organizacja modyfikowana w zależności od warunków pracy. Technologia informacyjna, rozwijająca się w szybkim tempie, współtworzy zróżnicowane przestrzenie biurowe, więc raczej nie zajmie to zbyt wiele czasu, zanim pracownicy zyskają wolność wyboru miejsca wykonywania pracy i nie będą dłużej nazywani „pracownikami biurowymi”.

CLUB OFFICE
Tekst: Akihiro Kishimoto / Institute of Office Systems, KOKUYO Co., Ltd.
Wizualizacje: Massive Design

Pracownicy biur być może będą niebawem zredukowani do trzech podstawowych grup: kilku zespołów menedżerskich, zarządzających całą organizacją, prezentujących pomysły i długoterminowe strategie; profesjonalistów z dużą wiedzą i umiejętnościami, przedstawiających projekty biznesowe; oraz personel wspierający, utworzony z wysoko wykwalifikowanych osób.

Jeśli te grupy pracowników będą twórczo wykonywać swoje zadania, wykorzystując technologię informacyjną, z całą pewnością przyniesie to różnorodne zmiany w stylu pracy.

Pracownicy, bez względu na zakres ich zadań, mają możliwość korzystania ze zdobyczy informatyki dzięki malejącym cenom sprzętu komputerowego i tworzeniu prostego w obsłudze oprogramowania. Wzrost ilości zwirtualizowanych miejsc pracy, spowodował rozwój tego sektora i tworzenie urządzeń o stosunkowo niewielkich rozmiarach – dzięki temu pracownicy mogą niekiedy dowolnie wybierać miejsce wykonywania pracy. Tworzenie sieci komputerów jest nieuniknione i niezbędne. Poczta elektorniczna, wideokonferencje i serwery wewnętrzne uczyniły sieci czymś więcej niż prostym narzędziem komunikacji, eliminując ograniczenia przestrzenne związane z miejscem przebywania osób zatrudnionych w firmie. W takiej sytuacji uczestnicy spotkania zaoszczędzą wiele czasu, a pracodawca – pieniądze. Ponadto harmonogram pracy stanie się elastyczniejszy. Konieczne będzie ponowne stworzenie hierarchii zebrań bezpośrednich, aby możliwy był także odbiór i interpretacja sygnałów niewerbalnych. W bliskiej przyszłości, gdy większa część publikacji będzie przekazywana w formie elektronicznej, w archiwum biura zmniejszy się liczba akt papierowych. Pociągnie to za sobą zmianę sposobu wykorzystywania danych: ze zbierania i przechowywania na tworzenie i modyfikację informacji dostępnych non stop w sieci.

Zwirtualizowane biuro jest w stanie stworzyć więcej możliwości działania dzięki zaawansowanej technologii, np. może uczynić niepotrzebnym posiadanie oddzielnych stanowisk przeznaczonych do różnych celów. Stanie się mobilnym miejscem pracy. Innymi słowy, pracownicy będą mogli wybrać najlepszą dla siebie kombinację dotyczącą miejsca, czasu i narzędzi adekwatnych do poszczególnych zadań, czy też klientów. Niestety nie zawsze jest to najlepszy wybór, ponieważ pracownicy powinni być przede wszystkim osiągalni w stacjonarnych lokalizacjach, bo klienci mają łatwiejszy dostęp.

Na myśl przychodzą mi dwa podstawowe rodzaje przestrzeni, w której działają tego typu pracownicy. Jednym z nich jest biuro elektroniczne jako przestrzeń wirtualna, drugim zaś biuro w swojej fizycznej postaci. Elektroniczne biuro wirtualne składa się z różnorodnego wyposażenia informatycznego, z sieci będącej podstawową drogą obsługi i wymieniania danych, podczas gdy fizyczne biuro to przestrzeń, w której pracują mobilni pracownicy oraz przedmioty dla nich niezbędne.

Jednym z wizerunków przyszłego biura jest coś na wzór klubu, oferującego udogodnienia i usługi wychodzące naprzeciw szczególnym potrzebom jego członków. Przykładem takiego modelu jest hotelowe centrum wspierania biznesu lub poczekalnia dla klientów linii lotniczych. Przestrzeń biura po prostu dopasowuje się do zmian organizacyjnych i nowinek technologicznych tak, aby oferować pracownikom z odległych lokalizacji dostęp do różnych informacji i usług przez sieć.

Biuro typu klub posiada niezwykłą zdolność do zapewniania różnego typu narzędzi i usług, z których pracownik może wybrać odpowiadający mu model. Biuro powinno być elastyczne w aranżowaniu, a przede wszystkim w zastępowaniu zmieniających się technologii informatycznych i udogodnień. Z zasady jest bezterytorialne, z pracownikami nie przypisanymi na stałe do konkretnych biurek czy pokoi. Powinno zapewniać prywatne szafki i skrzynki pocztowe dla każdego pracownika. Ten typ biura pozwala każdemu na prywatność. To również miejsce, w którym pracownicy mogą korzystać ze specjalistycznego wyposażenia. Dostęp do niego powinien być możliwy zarówno po wcześniejszym zarezerwowaniu, jak i doraźnie, w nagłych przypadkach.

Pomoc i wsparcie

Osoby, które oferują różnorakie wsparcie członkom klubu, są pracownikami stacjonarnymi. Ważne, aby zapewnić pracownikom mobilnym maksymalne wsparcie – powinni wiedzieć, że zawsze mogą polegać na współpracownikach.Przechowalnie osobiste

Przestrzeń służąca przechowywaniu, przyporządkowana poszczególnym osobom, jest również skrzynką pocztową. Zaleca się, aby zaoferować kilka opcji sortowania i porządku, z których każdy może wybrać wedle własnego uznania. Pozostawia to pewne pole do indywidualnego, zgodnego z przyzwyczajeniami organizowania przestrzeni.

Dodatkowe umeblowanie

Pracownicy powinni mieć dostęp do dodatkowych mebli, aby mogli samodzielnie aranżować przestrzeń do pracy. Powinny być proste i lekkie, nadające się do  ustawienia w każdym miejscu.

Wyposażenie współużytkowane

Duże monitory są bardziej odpowiednie do pracy graficznej niż notebooki, dlatego też wysoko wyspecjalizowane miejsca pracy przeważnie nie są przystosowane do użytku mobilnego. Odpowiednio połączone wyposażenie elektroniczne może minimalizować tę niedogodność i umożliwiać korzystanie z niego kilku pracownikom jednocześnie.

Punkt wsparcia – asysta

Stacjonarna ściana zapewnia wiele możliwości podłączeń sprzętu firmowego i osobistego, przyniesionego przez pracowników. Ściana taka powinna być niezależna od systemu mebli pod względem struktury i modułów. Mobilni pracownicy połączeni sieciowo będą potrzebować również komunikacji bezpośredniej. Przestrzeń typu klub będzie optymalnym rozwiązaniem dla zwykłych relacji, nieformalnych wymian informacji, doraźnych spotkań i codziennej pracy. Powinna być zaaranżowana jak open space z przenośnymi meblami i rozbudowaną siecią gniazdek.

Stoły z gniazdami

Są wyposażone w dostęp do elektryczności i sieci. To ważne, żeby pracownicy mogli korzystać z gniazdek bez konieczności przenoszenia się do innych pomieszczeń.

Stoły podręczne

Służą do zwykłej pracy, są lekkie, przenośne, mogą być z łatwością przesuwane. Powinny być rozlokowane w różnych miejscach.

Punkt informacji

Dobrym pomysłem jest zapewnienie terminali komputerowych do użytku ogólnego. Dzięki temu pracownicy mogą odbierać maile korzystać z menu obsługi. Ponadto udostępnienie telefonów i tablicy informacyjnej wyeliminuje problemy związane z podłączaniem się do własnych stanowisk, a to równa się oszczędności czasu.

Praca grupowa

Grupa zajmująca się zadaniami o charakterze ścisłej współpracy powinny posiadać osobny pokój dostosowany zarówno do pracy członków zespołu fizycznie przebywających w biurze, jak i tych współpracujących na odległość, przez sieć. W wyposażeniu należy przewidzieć wszelki sprzęt niezbędny do komunikacji i wyświetlania prezentacji, który zostanie tam na stałe, bez konieczności przynoszenia czegokolwiek z zewnątrz. Ta przestrzeń powinna być również dostępna dla pozostałych pracowników i dla pomocników.

Stół modułowy

Zapewnia możliwość dowolnego aranżowania przestrzeni, dostosowanie jej do wymagań pracowników i typu pracy. Dużym ułatwieniem będzie dostęp do stacji dokującej zainstalowanej w punkcie centralnym.

Stacja dokująca

Zapewnia podłączenie do źródła zasilania i do sieci. Należy ją dostosować do przewodów i innego niezbędnego wyposażenia, umożliwiając mobilność mebli.

Aby takie biuro-klub funkcjonowało sprawnie, wysoko wyspecjalizowana obsługa wspierająca musi zapewnić różnorakie usługi serwisowe (w tym serwis w sieci dla pracowników niestacjonarnych, pracujących poza biurem), włączając tworzenie dziennych grafików, zarządzanie sprzętem i systemem. Pomocne mogą być szkolenia, uczące korzystania z elektronicznych, wirtualnych biur. Pracownicy z zewnątrz także muszą być przeszkoleni w tym zakresie, aby nie mieli problemów z wyposażeniem i oprogramowaniem. Kontrola fizycznych i elektronicznych przestrzeni to bardzo ważna kwestia w odniesieniu do środowiska nieterytorialnego.